Doanh nghiệp hiện nay thường chỉ chú trọng đào tạo về các phương pháp giao tiếp giữa nhân viên với môi trường bên ngoài mà bỏ quên việc đào tạo phong cách làm việc chuyên nghiệp ngay trong phạm vi nội bộ.
Theo bạn, hành động nào sau đây là nên làm?
1. Khi không hiểu hay thắc mắc điều gì trên danh thiếp thì hỏi ngay.
2. Danh thiếp là thông tin của người gởi nên phải trân trọng khi nhận.
3. Khi có nhiều người trao danh thiếp thì cầm nhiều danh thiếp một lúc cũng không sao.
Đáp án đúng là câu 2.
Khi nhận danh thiếp thì không cất ngay, trong lúc nói chuyện thì đặt danh thiếp trên bàn. Cố gắng nhớ tên và khuôn mặt người gởi. Trong trường hợp có nhiều người đưa danh thiếp thì đặt danh thiếp theo thứ tự của đối phương đang ngồi. Trong trường hợp nhận danh thiếp mà vẫn đứng nói chuyện thì không để danh thiếp phía dưới hông.
1. Khi có thắc mắc gì trên danh thiếp thì hãy xác nhận lại.
2. Trong trường hợp có nhiều người trao danh thiếp thì để danh thiếp xếp chồng theo thứ tự người đã trao. Khi đặt trên bàn thì xếp theo thứ tự danh thiếp tử dưới và nếu có thể thì đặt theo thứ tự người đang ngồi thì sẽ tiện hơn.
Danh thiếp phải bỏ vào hộp đựng danh thiếp. Nếu chưa có hộp danh thiếp thì bỏ danh thiếp vào sổ ghi chép hay bóp ví. Đối với phái nam thì bỏ vào túi áo, nữ thì bỏ vào túi xách sao cho có thể lấy ra bất cứ lúc nào, ở đâu.
Trình tự khi trao danh thiếp. (Bạn là người đến thăm khách hàng)
1.Trường hợp chỉ có hai người.
Bạn trao danh thiếp cho đối tác nơi đến thăm.
2.Trường hợp đối tác tiếp đón có hai người (cấp trên và cấp dưới)
- Bạn trao danh thiếp cho cấp trên của nơi đến thăm.
- Cấp trên của nơi đến thăm trao danh thiếp cho bạn.
- Bạn trao danh thiếp cho cấp dưới của nơi đến thăm.
- Cấp dưới ở nơi đến thăm trao danh thiếp cho bạn.
3.Trường hợp bạn và cấp trên của bạn đến thăm.
Cấp trên của bạn trao danh thiếp cho đối tác ở nơi đến thăm.
Đối tác ở nơi đến thăm trao danh thiếp cho cấp trên của bạn.
Bạn trao danh thiếp cho đối tác ở nơi đến thăm.
Đối tác ở nơi đến thăm trao danh thiếp cho bạn.
Cách trao và nhận danh thiếp
- Khi trao hay nhận danh thiếp chú ý không để tay che tên công ty và tên của đương sự.
- Người trao vửa xưng tên vừa đưa danh thiếp ra bằng hai tay.
- Ngưởi nhận nhận cả hai tay. Tay trái nằm trên che tay phải.
Trường hợp chức vụ và bộ phận sở thuộc của đương sự thay đổi
Khi lên chức thì phía đương sự sẽ không lên tiếng. Nhưng sẽ không lịch sự nếu gọi theo chức danh cũ. Vì vậy cần phải nắm băt thông tin công ty của đương sự dạo gần đây. Hay trong trường hợp điện thoại hay số fax thay đồi thì xin lại một tấm danh thiếp mới.
Xử trí những trục trặc khi trao đổi danh thiếp
Trường hợp 1: Quên danh thiếp, hết danh thiếp, chưa có danh thiếp.
Bạn nên nói: Tôi tên là A làm việc tại công ty B. Thật sự xin lỗi là danh thiếp của tôi đã hết.
Khi đến trao đổi lần hai thì đưa lại danh thiếp.
Trường hợp 2: Đối tác đưa danh thiếp trước.
Bạn nhận danh thiếp và đưa danh thiếp của mình ra " Thật xin lỗi vì tôi đưa danh thiếp chậm trễ."
Trường hợp 3: Nhầm lẫn đưa danh thiếp của người khác.
Thành thật xin lỗi và đưa lại danh thiếp của mình.
Trường hợp 4: Làm rớt danh thiếp vừa nhận được.
Thành thật xin lỗi và nhặt danh thiếp lên, phủi sạch bề mặt của danh thiếp.
(Bộ phận tư vấn VieclamBank)
http://cms.vieclambank.com/phat-trien-thang-tien/Phan-14-Cach-trao-doi-danh-thiep-4-142-1.html
